Asamblea Extraordinaria

31 DE ENERO DE 2022

DOCUMENTOS INTEGRACIÓN REGIONAL


Documentos relevantes para el proceso de integración de la propiedad de la Bolsa de Valores de Colombia S.A. (bvc), la Bolsa de Comercio de Santiago (BCS) y Grupo BVL S.A. (Grupo BVL):


INSTRUCCIONES PARA PARTICIPAR EN LA ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE ACCIONISTAS

(31 DE ENERO DE 2022)


La Asamblea General Extraordinaria de Accionistas se realizará el 31 de enero de 2022 a las 11:00 a.m., de manera no presencial. Los accionistas interesados en participar en la Asamblea de Accionistas virtual, de acuerdo con el Decreto 398 de 2020. deben identificarse plenamente, para lo cual se ha dispuesto de una plataforma tecnológica que permitirá la interacción de los accionistas o sus representantes, para lo cual deben seguir el siguiente procedimiento.


INSTRUCCIONES PARA PARTICIPAR EN LA ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE ACCIONISTAS – 31 DE ENERO DE 2022


PRE-REGISTRO DE LOS ACCIONISTAS PARA INGRESAR A LA ASAMBLEA


Los accionistas interesados en participar en la Asamblea Extraordinaria de Accionistas virtual, de acuerdo con el Decreto 398 de 2020, deben identificarse plenamente, para lo cual es necesario que remitan al correo electrónico secretaria@bvc.com.co, lo siguiente:


  1. Información de la persona que participará en la Asamblea, ya sea en nombre propio o en representación de un accionista:


  • Nombre

  • Documento de identificación

  • Correo electrónico

  • Número de celular

  • Calidad en la que actúa (Accionista persona natural, representante legal del accionista persona jurídica, o apoderado)


  1. Adjuntar los siguientes documentos en PDF o fotografía nítida de los mismos, con el fin de identificar la identidad del accionista o la de su apoderado, según corresponda:

  • Accionista Persona Natural: Copia del documento de identidad

  • Accionista Persona Jurídica: i) Certificado de existencia y representación legal con una vigencia no mayor a 3 meses, y ii) Copia del documento de identidad del representante legal.

  • En caso de representación mediante apoderado: En adición a los documentos anteriores, en el mismo correo se deberá remitir el respectivo poder, junto con copia del documento de identidad del apoderado.


Importante: Con el fin de realizar el correspondiente pre-registro para ingresar a la Asamblea virtual, se recibirá la mencionada información desde el 17 de enero y hasta las 5:30 p.m. (Hora de Bogotá) del día 28 de enero de 2022. No obstante el plazo previsto, la recomendación es que la información y los correspondientes documentos sean enviados con la debida antelación a efectos de garantizar el adecuado registro y así permitir el normal funcionamiento de la Asamblea.


Para registrarse y acceder a la plataforma de la Asamblea, el accionista o su apoderado, según corresponda, debe ingresar a este link: https://asambleabvc2022.azurewebsites.net/. La plataforma de la Asamblea estará disponible una hora antes del inicio de la Asamblea. Las instrucciones de registro y votación se pueden consultar aquí.


Los accionistas que no cumplan con el trámite de pre-registro no podrán acceder a la plataforma de la Asamblea ni podrán votar las proposiciones que se sometan a consideración.


bvc informa a los accionistas que para el desarrollo de la Asamblea virtual se utilizará la plataforma virtual zoom, que permitirá la participación de los accionistas a través del link de acceso que será enviado al correo electrónico inscrito, una vez se haya efectuado el registro en la plataforma de la Asamblea. Es necesario que los accionistas o sus apoderados se aseguren de contar con la conexión y capacidad de internet idónea, para efectos de garantizar su participación en la reunión. Esta capacidad técnica es requisito esencial para el funcionamiento óptimo de la misma.


En caso de cualquier duda, los accionistas pueden contactar a bvc al correo electrónico secretaria@bvc.com.co.


SEGUIMIENTO EN VIVO DE LA ASAMBLEA VIRTUAL


La Asamblea de Accionistas será transmitida en directo en español y en inglés en el canal de YouTube de la Bolsa; sin embargo, esta transmisión no permite la participación directa del accionista ni el acceso al sistema de votación que se utilizará para decidir las proposiciones que se someterán a consideración de los accionistas.


*bvc se permite informar que la información que los accionistas suministren con ocasión del trámite de pre-registro para participar en la Asamblea es considerada como información sometida a reserva, que se recibe en cumplimiento del deber legal que tienen los emisores de realizar Asamblea Ordinaria de Accionistas, y de llevar un registro de los mismos, y dicha información será usada única y exclusivamente para los propósitos indicados para este instructivo. (Ver Conceptos 14-22325 del 17-03-2014 y 14-75159 del 08-05-2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio)


CONVOCATORIA

Aviso de Convocatoria a la Asamblea Extraordinaria de Accionistas 31 de enero de 2022.

ACCESO EN LÍNEA A LA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

Ingrese a nuestra transmisión en vivo en español o en inglés.

ORDEN DEL DÍA - REUNIÓN ExtraoRDINARIA

31 de enero de 2022


I. Verificación del Quórum.


II. Designación Presidente y Secretario de la Asamblea (Parágrafo - Artículo 36 Estatutos Sociales).


III. Lectura y consideración del orden del día.


IV. Designación de las comisiones para escrutinios, y para la revisión y aprobación del acta.


V. Presentación del Proyecto de Integración del Grupo BVL S.A.A. (BVL), Bolsa de Comercio de Santiago (BCS) con la Bolsa de Valores de Colombia S.A. (bvc). Esta presentación incluye: Acuerdo Marco de Integración entre accionistas; Relación de Intercambio; resultado final del Fairness Opinion respecto de la relación de intercambio; Caso de Negocio y Resultados del Proceso de Debida Diligencia adelantado a las tres bolsas por una firma idónea e independiente.


VI. Consideración y aprobación del Proyecto de integración de la Bolsa de Valores de Colombia S.A. con la Bolsa de Comercio de Santiago, Bolsa de Valores y el Grupo BVL S.A.A., incluida la Relación de intercambio propuesta por el Consejo Directivo y la Administración, a partir de las recomendaciones de los consultores que fueron contratados para estos propósitos.


VII. Consideración y aprobación de reforma estatutaria (modificación artículo 7o.)


VIII. Autorizar al Consejo Directivo y a la Administración (representantes legales) para que, en el ámbito de sus atribuciones acepten, celebren y/o ejecuten todos los actos o contratos que bvc requiera para el perfeccionamiento del Proyecto de Integración, suscriban los documentos a que haya lugar y adopten las medidas que sean necesarias o convenientes para lograr la materialización del Proyecto de Integración.

PODERES PARA LA ASAMBLEA

Instructivo para Presentación de Poderes y Modelo de Poderes

De acuerdo con lo establecido en el Art. 35 de los Estatutos de la Bolsa, los accionistas ausentes o impedidos podrán concurrir a las reuniones de la Asamblea Extraordinaria de Accionistas por medio de un representante o apoderado siempre y cuando se encuentre sujeto a las siguientes reglas:

a. Salvo los casos de representación legal, no podrán representar acciones ajenas ni los administradores ni los empleados de la sociedad, mientras estén ejerciendo sus cargos, ni sustituir los poderes que les confieran;

b. Todo accionista podrá hacerse representar en las reuniones de la Asamblea mediante poder otorgado por escrito en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien éste puede sustituirlo, si es del caso, y la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere.

Los poderes otorgados en el exterior sólo requerirán las formalidades aquí previstas.

Teniendo en cuenta lo anterior, a continuación encontrará los modelos de poderes que podrán ser utilizados en la Asamblea Extraordinaria de Accionistas del próximo 31 de enero de 2022:

PRÁCTICAS INSEGURAS Y NO AUTORIZADAS

A través del siguiente enlace podrá consultar la Parte III Título I del Capítulo VI de la Circular Básica Jurídica expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, relacionada con la Prácticas Inseguras y No Autorizadas de los Emisores de Valores.

REGLAMENTO ASAMBLEA

A través del siguiente enlace podrá consultar el Reglamento de la Asamblea General de Accionistas de bvc.