Asamblea 2021

INSTRUCCIONES PARA PARTICIPAR EN LA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

(26 DE MARZO DE 2021)


PRE-REGISTRO DE LOS ACCIONISTAS PARA INGRESAR A LA ASAMBLEA


Los accionistas interesados en participar en la Asamblea de Accionistas virtual, de acuerdo con el Decreto 398 de 2020, deben identificarse plenamente, para lo cual se ha dispuesto de una plataforma tecnológica que permitirá la interacción de los accionistas o sus representantes, para lo cual deben seguir el siguiente procedimiento al ingresar en este link:


  1. Registro inicial en la plataforma


  • Esta etapa del proceso se debe realizar una única vez, al ingresar por primera vez al sistema.

  • Una vez ingrese a la plataforma en el link indicado arriba, debe seleccionar la opción “Registrarse”, diligenciar la información personal solicitada y crear una contraseña.

  • Recibirá en el correo electrónico registrado un código de verificación, el cual le permitirá ingresar a la plataforma.


  1. Ingreso a la plataforma para hacer pre-registro: (una vez efectuada la etapa del numeral 1.)


  • Una vez ingrese a la plataforma en el link indicado arriba, debe escribir el usuario y contraseña. Recuerde que su usuario es el correo electrónico registrado y la contraseña es la que se haya creado en el momento del registro inicial.

  • Recibirá en el correo electrónico registrado, un código de verificación, el cual deberá ingresar en la plataforma. (Este código es dinámico y se recibirá uno diferente cada vez que se intente ingresar a la plataforma)

  • Al ingresar, encontrará el catálogo de asambleas administradas por la plataforma, seleccione “bvc”, y a continuación seleccione “pre-registro”.

  • Todos los documentos que se anexen deberán estar en formato PDF.

  • Si actúa en nombre propio, debe digitar su número de documento de identificación y adjuntar copia del mismo.

  • Si actúa en representación de un accionista (ya sea por poder o en representación legal), debe digitar el número de identificación del accionista (NIT o cédula de ciudadanía) y adjuntar los siguientes documentos:

    1. Si es apoderado de un accionista persona natural: i) Copia del documento de identidad de la persona natural a la que representa, ii) Copia del documento de identidad del apoderado, y iii) Poder otorgado.

    2. Si es representante legal de un accionista Persona Jurídica: i) Copia del documento de identidad del representante legal; y ii) Certificado de existencia y representación legal con una fecha de expedición no mayor a 3 meses.

    3. Si es apoderado de un accionista Persona Jurídica: i) Copia del documento de identidad del apoderado; ii) Certificado de existencia y representación legal con una vigencia no mayor a 3 meses, iii) Copia del documento de identidad del representante legal que otorgó el poder; y iv) Poder


Para mayor ilustración, se recomienda a los accionistas, apoderados y/o representantes legales, ver el vídeo publicado a continuación, el cual explica cómo funciona la plataforma:

Importante: Con el fin de realizar el correspondiente pre-registro para ingresar a la Asamblea virtual, la plataforma estará disponible para cargar la mencionada información desde el 15 de marzo y hasta el 22 de marzo a las 5:30 pm, hora de Bogotá. En todo caso, a partir del 1ero de marzo la plataforma estará disponible para realizar la etapa de registro inicial en la plataforma.


Se recomienda que la información y los correspondientes documentos para la etapa del pre-registro sean cargados en la plataforma con la debida antelación a efectos de completar satisfactoriamente todo el proceso, y así permitir el normal funcionamiento de la Asamblea. El trámite de pre-registro es indispensable para que los Accionistas puedan participar activamente en la Asamblea. Este requisito es necesario para acceder a la plataforma de la Asamblea y para votar las proposiciones que se sometan a consideración.


La Asamblea de Accionistas virtual se realizará en esta misma plataforma y a la misma solo podrán ingresar quienes hayan completado de manera exitosa el pre-registro.


bvc le recuerda a los accionistas que para el desarrollo de la Asamblea virtual se utilizará una plataforma que está diseñada para facilitar la participación de los accionistas; sin embargo, es necesario que estos o sus apoderados se aseguren de contar con la conexión y capacidad de internet idónea, para efectos de garantizar su participación en la reunión.


El instructivo de la plataforma tecnológica que permitirá la participación de los accionistas en la Asamblea de Accionistas de bvc, puede descargarse aquí.


NOTA: En caso de cualquier duda o de requerir soporte técnico, los accionistas pueden contactarse a los siguientes canales: asamblea2021@bvc.com.co o el chat en línea que aparece en la plataforma.



SEGUIMIENTO EN VIVO DE LA ASAMBLEA VIRTUAL


La Asamblea de Accionistas será transmitida en directo en el link que se indicará oportunamente; sin embargo, esta transmisión no permite el acceso al sistema de votación que se utilizará para decidir las proposiciones que se someterán a consideración de los accionistas.

ACCESO EN LÍNEA A LA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

ORDEN DEL DÍA REUNIÓN ORDINARIA –

26 de maRZO DE 2021

I. Verificación del Quórum

II. Designación Presidente y Secretario de la Asamblea (parágrafo - artículo 36 Estatutos Sociales)

III. Lectura y consideración del orden del día

IV. Designación de las comisiones para escrutinios, y para la revisión y aprobación del acta

V. Aprobación del Informe de Gestión del Consejo Directivo y del Presidente de bvc año 2020.

Incluye:

Informe de Gobierno Corporativo

Informe del Comité de Auditoría y Riesgos

VI. Dictámenes (Informes) del Revisor Fiscal

VII. Aprobación de Estados Financieros (Separados y Consolidados) correspondientes al año 2020

VIII. Estudio y aprobación de constitución de reservas y del Proyecto de Distribución de Utilidades

IX. Aprobación de Reforma Estatutaria:

Facultades para autorizar la celebración de contratos

Adopción de recomendaciones Código País

X. Elección de Miembros Independientes del Consejo Directivo para el periodo estatutario (2021 - 2023)

XI. Elección de Miembros que no tienen la calidad de Independientes del Consejo Directivo para el periodo estatutario (2021 - 2023)

XII. Fijación honorarios Miembros del Consejo Directivo

XIII. Elección del Revisor Fiscal para el periodo estatutario (2021-2023) y aprobación de la apropiación presupuestal para su gestión

XIV. Programa de responsabilidad social empresarial/Programa anual de donaciones

XV. Proposiciones de los accionistas (Artículo 44 Estatutos Sociales)

ELECCIONES CONSEJO DIRECTIVO

PLAZO DE POSTULACIÓN DE CANDIDATOS AL CONSEJO DIRECTIVO

Apreciados Accionistas:

La Bolsa de Valores de Colombia convocó a la reunión no presencial de la Asamblea General Ordinaria de Accionistas, que se realizará el 26 de marzo de 2021 a las 8:00 a.m., a través de la plataforma tecnológica que permitirá la participación de los accionistas.

En esta reunión se llevará a cabo la elección de los miembros del Consejo Directivo de la sociedad, para el periodo comprendido entre abril de 2021 a marzo de 2023, conforme lo dispone el artículo 31 #2 de los Estatutos Sociales, cuyo texto se encuentra disponible para su consulta en la página Web de la Bolsa, en el siguiente enlace.

De conformidad con lo anterior, en el artículo 47 de los Estatutos Sociales de la Bolsa, se establece que el Consejo Directivo está compuesto por trece (13) miembros principales, de los cuales siete (7) deberán tener la calidad de independientes. Así mismo, se regulan las calidades generales que deben acreditar todos los postulados, así como las inhabilidades e incompatibilidades de los mismos, junto con las condiciones especiales que deben acreditar los postulados a ser miembros independientes del Consejo Directivo.

Así las cosas, y como quiera que la Asamblea se convocó para el 26 de marzo de 2021, el plazo para que los accionistas postulen candidatos a miembros del Consejo Directivo inicia el 25 de febrero y vence el día 11 de marzo de 2021, conforme lo dispone el numeral 2º del artículo 4.1.2.3 del Código de Buen Gobierno de la Sociedad, documento que se puede consultar en la página Web de la Sociedad, en el siguiente enlace.

Para el trámite de la postulación, los accionistas deben enviar a la Secretaría General de la Bolsa (secretaria@bvc.com.co), antes del 11 de marzo de 2021, la lista correspondiente de los candidatos postulados (Independientes y No independientes), acompañada del formulario de hoja de vida con sus respectivos anexos, junto con la Declaración de Independencia requerida para aquellos candidatos que aspiran a ser miembros independientes del Consejo Directivo de la Bolsa de Valores de Colombia S.A.

Para conocer y descargar los formatos en mención, por favor haga click en los siguientes documentos:

- Formato de Hoja de Vida miembros Consejo Directivo (4 hojas en formato Excel, aplica para TODOS los postulados).

- Declaración de Independencia (Aplica sólo para postulados a ocupar cargos de miembros independientes).

Cronograma de Elección de Miembros Aspirantes al Consejo Directivo

INFORMES PARA LA ASAMBLEA Y ESTADOS FINANCIEROS

1. Informe de Gestión 2020

2. Estados Financieros 2020

Se presentan los Estados Financieros Individuales y Consolidados de la Bolsa de Valores de Colombia S.A., para aprobación de la Asamblea General de Accionistas. Estos Estados Financieros corresponden al cierre contable del 31 de diciembre de 2020.

2.1. Estados Financieros Consolidados

2.2. Estados Financieros Separados

3. Proyecto de Distribución de Utilidades

4. Programa de Responsabilidad Social Empresarial

5. Informe de Gobierno Corporativo

6. Informe del Comité de Auditoría y Riesgos

PODERES PARA LA ASAMBLEA

Instructivo para Presentación de Poderes y Modelo de Poderes

De acuerdo con lo establecido en el Art. 35 de los Estatutos de la Bolsa, los accionistas ausentes o impedidos podrán concurrir a las reuniones de la Asamblea General de Accionistas por medio de un representante o apoderado siempre y cuando se encuentre sujeto a las siguientes reglas:

a. Salvo los casos de representación legal, no podrán representar acciones ajenas ni los administradores ni los empleados de la sociedad, mientras estén ejerciendo sus cargos, ni sustituir los poderes que les confieran;

b. Todo accionista podrá hacerse representar en las reuniones de la Asamblea mediante poder otorgado por escrito en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien éste puede sustituirlo, si es del caso, y la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere.

Los poderes otorgados en el exterior sólo requerirán las formalidades aquí previstas.

Teniendo en cuenta lo anterior, a continuación encontrará los modelos de poderes que podrán ser utilizados en la Asamblea General de Accionistas del próximo 26 de marzo de 2021:

PRÁCTICAS INSEGURAS Y NO AUTORIZADAS

A través del siguiente enlace podrá consultar la Parte III Título I del Capítulo VI de la Circular Básica Jurídica expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, relacionada con la Prácticas Inseguras y No Autorizadas de los Emisores de Valores.

REGLAMENTO ASAMBLEA

A través del siguiente enlace podrá consultar el Reglamento de la Asamblea General de Accionistas de bvc.